Завдяки вдалим виступам на всеукраїнських олімпіадах двох попередніх років команда Києва мала найвищий рейтинг і квоту в 11 учасників на IV етапі. Крім того, додаткові 6 місць забезпечили команді переможці торішньої всеукраїнської олімпіади. Згідно з положенням про відбори, до складу команди Києва незалежно від результатів, продемонстрованих на зборах, потрапили такі учасники: Кудла, Сердюк (11-й клас), Чорний, Веклич, Дяченко, Черненко (10-й клас) — як такі, що вибороли перші місця на IV етапі, Сенін (11-й клас) — як учасник міжнародної олімпіади минулого року, Павлик (11-й клас) — як учасник відборів до міжнародної олімпіади. Решта учасників змагалися за 9 місць, що залишились.

Тури відбірково-тренувальних зборів 2009 року проведено в такі дні:

1-й тур — 15 лютого (неділя) о 10:00,
2-й тур — 21 лютого (субота) о 10:00,
3-й тур — 25 лютого (середа) о 14:00,
4-й тур — 1 березня (неділя) о 10:00,
5-й тур — 4 березня (середа) о 10:00.

Всі тури учасники писали на факультеті кібернетики Київського національного університету ім. Т. Шевченка, перші чотири — в аудиторії 01.